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PilotphaseVon der Vorlage bis zum Beschluss in einem System.
ProtoKI Sitzungsdienst bildet den ganzen Weg ab: Entwurf und Freigabe der Vorlage, Beratung in den Gremien, Einladung, Sitzung mit Abstimmung, Niederschrift und Beschlusskontrolle. Dazu ein Portal für Mandatsträger und die Bürgerinformation. Für Kommunen und für Wohnungsgesellschaften mit Aufsichtsrat.
Warum ein neuer Sitzungsdienst
In vielen Verwaltungen laufen Vorlagen, Freigaben, Einladungen und Niederschriften über verschiedene Programme, Laufwerke und E-Mails. Was wo steht und wer was freigegeben hat, lässt sich später oft nur mühsam nachvollziehen.
Der Sitzungsdienst hängt alles an die Vorlage: jede Fassung, jede Freigabe, jede Beratung und den Beschluss, unveränderlich dokumentiert. Die Niederschrift entsteht mit ProtoKI direkt aus der Aufnahme und ist mit Tagesordnung und Abstimmungen schon vorbelegt.
Aus der Verwaltung heraus entwickelt
Die Abläufe folgen dem, was ich in der Gemeindeverwaltung selbst erlebt habe: Wertgrenzen der Hauptsatzung, Ladungsfristen, Befangenheit, nichtöffentliche Tagesordnungspunkte und die Abrechnung des Sitzungsgeldes.
Beschlussfähigkeit und Abstimmung richten sich nach den Vorgaben der 13 Flächenländer und lassen sich je Gremium anpassen.
Was der Sitzungsdienst kann
Vorlagen und Freigabe
- Beschlussvorlagen, Anträge, Anfragen und Berichte mit Mustertexten
- Mehrstufiger Freigabeweg, Zuständigkeit nach Wertgrenzen der Hauptsatzung
- Finanzielle Auswirkungen mit Produkt und Sachkonto, Deckungsvorschlag, Prüfung durch die Kämmerei
- Abteilungen mit eigenen Rechten, Freigabe durch Leitung oder Stellvertretung
- Vorberatung und Verweisung an Ausschüsse, Nachfolgevorlagen
- Unveränderliche Fassungen und lückenloses Protokoll aller Schritte
Sitzungen und Beschlüsse
- Sitzungskalender und Sitzungsplan mit Terminvorschlag nach Vorlagenschluss
- Einladung mit Ladungsfrist und Sitzungspaket als eine PDF
- Anwesenheit, Vertretung aus der Fraktion, Befangenheit
- Beschlussfähigkeit und Abstimmung nach den Regeln der 13 Flächenländer
- Niederschrift direkt mit ProtoKI, mit Tagesordnung und Abstimmungen vorbelegt
- Beschlusskontrolle mit Zuständigkeit, Frist und Sachstand
Portal und Bürgerinformation
- Mandatsträger-Portal mit Tagesordnungen, Vorlagen und allen Unterlagen ihrer Gremien
- Bürgerinformationssystem mit Sitzungskalender, öffentlichen Vorlagen und Ergebnissen
- Kalender zum Einbetten in die Gemeinde-Website und als Kalender-Abo
- Nichtöffentliche Punkte bleiben nichtöffentlich
Sitzungsgeld
- Abrechnung aus der Anwesenheit nach Ihrer Entschädigungssatzung
- Fahrtkosten und Zuschläge für den Vorsitz
- Freigabe durch die Kämmerei im Vier-Augen-Prinzip
- Zahlungsdatei und Einzelnachweise für die Buchhaltung
Pilotphase
Der Sitzungsdienst ist in der Pilotphase. Wenn Sie Ihr bisheriges Ratsinformationssystem ablösen und die Entwicklung als Pilotkommune mitgestalten möchten, melden Sie sich. In der Demo-Kommune können Sie den kompletten Ablauf vorher mit Musterdaten ansehen.
Zusammen mit Terravo
Geplant ist eine Schnittstelle zu Terravo: Vorlagen entstehen dann direkt aus einem Grundstücksvorgang oder einer Straßenwidmung, und der Beschluss fließt zurück an den Vorgang.
Enthalten im Paket Sitzungsdienst für Kommunen, außerdem in Business und Enterprise. Pakete und Preise
Lassen Sie uns über Ihre IT sprechen.
Ein erstes Gespräch ist kostenlos und unverbindlich. Sie schildern die Ausgangslage, ich sage Ihnen ehrlich, was sinnvoll ist.